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La veille : une pratique informationnelle durable

Touria Fadaili

-- Cas intitulé : Exemple d'un modèle intégré de veille dans le cadre du Programme RAC --

À l'instar de la plupart des organisations ou institutions, les bibliothèques évoluent dans un environnement complexe : incertitude face à l'avenir, évolution constante des technologies, arrivée du livre numérique, changement dans les habitudes de lecture et de consommation de l'information, apparition de nouveaux supports, etc. Cette complexité rend la planification de tout projet de construction ou d'aménagement de bibliothèque difficile et l'information à ce stade devient déterminante dans la prise de décision : quel modèle adopté ? Quelle proportion occupera le livre numérique face au livre papier ?, etc. Pour construire des bibliothèques adaptées aux besoins du 21e siècle, on a besoin de surveiller continuellement son environnement, d'identifier les meilleures pratiques en aménagement de bibliothèque, de s'inspirer de ce qui se fait ailleurs dans le monde notamment en Europe et aux États-Unis. À Montréal, ces projets s'inscrivent dans le cadre du Programme de Rénovation, d’agrandissement et de construction de bibliothèques (RAC), un programme créé pour financer la construction et la rénovation de bibliothèques du 21e siècle.

Dans le cadre du Programme RAC, une réflexion a été menée en amont pour pourvoir en information les différentes équipes impliquées dans des projets de construction et d’aménagement de bibliothèques. Cette réflexion a permis de définir les objectifs et les besoins et de déterminer les axes de veille à surveiller. Les objectifs du projet de veille sont de favoriser l’innovation dans les projets, d’aider à la prise de décision, d’identifier les meilleures pratiques, les tendances émergentes, de surveiller son environnement de façon continue et de s’inspirer des autres projets menés ailleurs dans le monde notamment aux États-Unis, en Europe et en Scandinavie. Au niveau de l’identification des besoins, il fallait identifier les clientèles, leurs profils et leurs spécialités, les types d’information à collecter, à quelle fréquence effectuer la veille et sous quelle forme. Afin de mieux cibler les objectifs, des axes de veille ont été identifiés : développement durable, aménagement des espaces (jeunes, adultes, ado), technologies et libre-service. Un modèle intégré de veille informationnelle a été mis en place par la suite pour extraire les informations les plus pertinentes. Ce modèle est basé sur des outils du web 2.0 : Netvibes, Delicious et Wiki, des outils gratuits et accessibles en ligne. Un outil a été sélectionné pour chacune des étapes- clés du cycle de la veille : collecte, organisation, diffusion et capitalisation.

1. Netvibes : il s’agit d’un agrégateur de flux. Il a été choisi pour remplir la fonction de collecte d’information. Il permet de centraliser l’information dans une même plateforme et de filtrer le contenu du web pour ne recueillir que les informations les plus pertinentes aux champs d’intérêts visés et ce grâce à des requêtes placées dans les différents moteurs de recherche. L’outil permet de réduire considérablement le taux de bruit. Malgré cela, il y a toujours un peu de bruit qui persiste. Il assure un premier niveau de tri.

2. Delicious : un outil de gestion de favoris qui permet d’organiser le contenu collecté et de le stocker à l’aide de tags (mots-clés) et d’obtenir des listes webographiques. Il s’agit d’un deuxième niveau de tri qui, contrairement au précédent, n’est pas effectué de façon automatique mais plutôt par un professionnel.

3. Wiki : un outil de valorisation des connaissances, de diffusion et de partage du savoir. Il permet d’organiser et de structurer les informations pour une conservation et une exploitation plus durable, à long terme. Il s’agit d’une base de connaissances qui permet d’apprécier et de valoriser tout le processus de veille et particulièrement les résultats et les livrables de la veille. Il s’agit d’un troisième niveau de tri. C’est l’étape la plus longue, elle se fait progressivement. Capitaliser le savoir, les connaissances et les expertises est un travail de longue haleine, un processus complexe et exige une volonté collective de partage et de transfert des connaissances.

Ces outils, intégrés dans un processus global (voir schéma no 1) qui respecte le cycle de la veille, ont l'avantage de permettre d'atténuer l'infobésité grâce à un mécanisme de sélection et de filtrage à trois niveaux qui permet de ne garder que ce qui est pertinent à notre secteur d'activité. En plus de leurs fonctions principales, chacun de ces outils remplit également une fonction secondaire de diffusion. Le gaspillage informationnel se retrouve également réduit puisque les informations et les ressources disponibles sont valorisées dans la base de connaissances, ce qui facilite leur partage et leur réutilisation. Les informations les plus pertinentes sont régulièrement diffusées via des infolettres à l’interne et de billets de blogues à l’externe pour un meilleur partage des connaissances. Les différentes équipes composées principalement d’architectes, de bibliothécaires et de gestionnaires ont régulièrement accès à des informations de qualité sur les meilleures pratiques identifiées, les tendances et les technologies, ce qui leur facilite la prise de décision.

Catégorie parente: Actes de colloque ⎪in COSSI 2013 : La culture de l’information et les pratiques informationnelles durables ⎪Publication : 19 juin 2013